የአሰልጣኝ ዘይቤ ስብሰባ። ውጤታማ የንግድ ግንኙነት ምስጢሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Harry Day | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 15:38

አንድ ጊዜ ፣ በምርት ውስጥ የሠራተኞች መምሪያ ጀማሪ ኃላፊ ፣ እኔ ለተክሎች አስተዳደር የመጀመሪያ ስብሰባ በጉጉት እጠብቅ ነበር። የአስተዳደር ቡድኑ ለቡድኑ ጥቅም ምን ያህል ውጤታማ እንደሚሆን አስቤ ነበር።

ለ 50 ዓመታት ያህል እዚህ የሠራው የእኔ ሠራተኛ ፣ የሠራተኛ ክፍል ተቆጣጣሪ ፣ የእኔን ብሩህ ተስፋ አልጋራም። “ለፋብሪካው ችግሮች ሁሉ የሰራተኞች ክፍል ተጠያቂ እንደሚሆን አትደነቁ። በዚህ ሁኔታ አትበሳጩ ፣ መሪዎቹ እንፋሎት መተው እና ጥፋተኞችን መፈለግ አለባቸው። እናም የጋራ ውሳኔ ላይ መድረስ ከሚያስፈልጋቸው የሥራ ባልደረቦች ስብሰባ የስብሰባው ቅርጸት እንደ ባዛር ይሆናል።

በእርግጥ ስብሰባው ገንቢነት የጎደለኝ ሆኖብኛል። እርስ በእርሳቸው ሳይሰሙ እና አጀንዳውን ሳያስታውሱ ሁሉም በአንድ ጊዜ በተግባር ተናገሩ። በውጤቱም ፣ “የሚቃጠሉ” ጉዳዮች አሁንም አልተፈቱም ፣ እና ጊዜ የማይቆጠሩ ዝርዝሮችን ለመወያየት ሁሉ ጊዜ አሳልፈዋል። ከዚያን ጊዜ ጀምሮ 10 ዓመታት አልፈዋል ፣ ግን ከተለያዩ ኩባንያዎች የመጡ ሥራ አስኪያጆች እንደሚሉት ፣ ተመሳሳይ ስብሰባዎች አሁንም እየተካሄዱ ነው።

ስብሰባዎች ገንቢ እና ውጤታማ እንዲሆኑ እንደ አሰልጣኝ ምን እመክራለሁ? ጥያቄውን ከግምት ውስጥ ያስገቡ እና እሱን ለመተግበር ምርጥ ልምዶችን ይፈልጉ። በመጀመሪያ ፣ በእርግጥ ስብሰባ ማካሄድ ከፈለጉ ወይም በሌላ የውስጣዊ ግንኙነቶች ቅርጸት ማድረግ ይችላሉ ብለው ይተንትኑ?

ስብሰባውን መቼ ማካሄድ?

1. ስለ አንድ ችግር ወይም ተግባር የቡድን ውይይት ያስፈልጋል

2. ለቡድኑ አስፈላጊ መረጃን ማካፈል እና በዚህ ጉዳይ ላይ የአባሎቹን አስተያየት መስማት ያስፈልጋል።

3. በአንድ አስፈላጊ ጉዳይ ላይ ከፍተኛውን የሃሳቦች እና የእይታ ነጥቦችን ለመሰብሰብ ይፈልጋሉ

4. የአብዛኛውን የበታቾቻችሁን ግቦች የሚነካ ችግር አለ።

5. ቡድኑ አንድ ላይ ተሰባስቦ አንዳንድ ችግሮችን በጋራ ለመፍታት እንደሚፈልግ ፣ በተመሳሳይ ጊዜም ለተግባራዊነቱ ኃላፊነትን በማሰራጨት እንደሚፈልግ ያውቃሉ?

መቼ ስብሰባ ማካሄድ የለብዎትም?

1. አፈጻጸምን ሳይቀንሱ ሌሎች የመገናኛ መሳሪያዎችን መጠቀም ምክንያታዊ ነው

2. ተግባሩ አጣዳፊ / አስፈላጊ ነው ፣ እና እሱን የመፍታት መዘግየት በጣም ውድ ሊሆን ይችላል

3. ጥያቄው ለሕዝብ ውይይት ለማምጣት በጣም የግል ነው

4. ስብሰባውን ለማዘጋጀት እና ለማካሄድ በቂ ጊዜ የለም

5. አንድን ሰው ከበታቾቹ ለመቅጣት ስብሰባውን እንደ መሣሪያ መጠቀም ይፈልጋሉ

ሁሉም አሥሩ ነጥቦች በአንድ ዓረፍተ ነገር ሊጠቃለሉ ይችላሉ። የቡድን ሥራ ሲያስፈልግ ስብሰባ ያካሂዱ እና እንደዚህ ዓይነት ፍላጎት ከሌለ ስብሰባ አያድርጉ።

ውጤታማ ስብሰባዎች 10 ምክሮች

ዒላማ። ስብሰባ ለማደራጀት ለየትኛው ዓላማ ለራስዎ ይወስኑ? በስብሰባው መጨረሻ ምን ውጤት እና በምን መልክ ማግኘት ይፈልጋሉ? የሚወሰኑ ውሳኔዎች አሉ? ምን ችግሮች ሊነሱ ይችላሉ እና እነሱን እንዴት ማስወገድ እንደሚቻል? የስብሰባው ተሳታፊዎች ግቦች ምን ያህል ይጣጣማሉ / ይለያያሉ? የግብ ግጭቶች ይቻላል? የመጀመሪያው ደረጃ በጥንቃቄ በተሠራ ቁጥር በስብሰባው ወቅት ያነሰ ተቃውሞ ይነሳል

ተሳታፊዎች። የስብሰባው ተሳታፊዎች ስብጥር እንደ ግቦቹ ላይ የተመሠረተ ነው። በስብሰባው ጉዳዮች ውይይት ላይ በጣም ጠቃሚ አስተዋፅኦ የሚያደርጉትን ሰዎች ይጋብዙ። የሥራ ቡድንን ለመቅጠር ተነሳሽነትዎን ይፈትሹ ፣ ስብሰባዎችን ወደ አንድ ተዋናይ (እራስዎ) ቲያትር ይለውጣሉ? በእርግጥ ይህ አሰላለፍ ፍሬያማ ይሆናል? ለእያንዳንዱ ስብሰባ በተናጠል በመፍጠር የተሳታፊዎችን ስብጥር በቋሚነት መለወጥ ተገቢ ነው። ይህ ሥራ አስኪያጁ መደበኛውን እንዲያስወግድ እና በቡድን ተለዋዋጭነት ላይ በጎ ተጽዕኖ ለማሳደር ይረዳል

ቅርጸት። በእርስዎ ተግባራት ላይ በመመስረት በጣም ጥሩውን የስብሰባ ቅርጸት ይምረጡ። ከፈለጉ ፣ ለምሳሌ

1) ስለ ፈጠራዎቹ ለቡድኑ ያሳውቁ

“ስብሰባ - የመረጃ መልእክት” ያካሂዱ።የእንደዚህ ዓይነቱ ስብሰባ ተግባር ስለ መጪዎቹ ለውጦች በተቻለ መጠን ለተሳታፊዎቹ ማሳወቅ ነው ፣ ግቡ ተቃውሞውን መቀነስ ነው። መሪን ለመርዳት ጥሩ መሣሪያ የ SWOT ትንተና ይሆናል።

2) ተግባሮችን ያዘጋጁ እና ኃላፊነቶችን ይመድቡ

"ስብሰባ-ትዕዛዝ". በጣም የተዋቀረ እና ግልፅ ቅርጸት ፣ የሁኔታውን ቁጥጥር ፣ ግቡ በተሳታፊዎቹ ኃላፊነት በተናጠል ማሰራጨት ነው። ይህ በተግባሮች ጥራት አፈፃፀም ላይ ጣልቃ ሊገባ የሚችል የመመሪያ ደረጃን ይቀንሳል።

3) ወደ አንድ የጋራ ውሳኔ ይምጡ

የሁሉንም ተሳታፊዎች አስተያየት የሚያዳምጡበት “ስብሰባ-ድርድር” ያደራጁ። ሁሉን ተጠቃሚ የሚያደርግ የስብሰባ ስትራቴጂ ፣ የመሪው ሚና አወያይ ነው። የዚህ ቅርፀት መሣሪያዎች የአዕምሮ ማጎልበት ፣ ባለብዙ አቀማመጥ የዳሰሳ ጥናት ፣ በካርዶች የዳሰሳ ጥናት ፣ የችግር ትንተና መርሃግብር ፣ ወዘተ ናቸው።

የችግር ትንተና መርሃ ግብር ፣ ቲ ኤድመለር

4) ችግሩን ለመፍታት ተጣመሩ

ለእንደዚህ ዓይነቱ ስብሰባ የሽምግልና ስብሰባ በጣም ጥሩው ቅርጸት ነው። በቡድኑ ስልጣን የሚደሰት አወያይ ማግኘት በጣም አስፈላጊ ነው። መሪ ሁል ጊዜ ምርጥ ምርጫ ላይሆን ይችላል። የውጭ ስፔሻሊስት (መካከለኛ ፣ አሰልጣኝ ፣ አማካሪ) መጋበዝ የበለጠ ውጤታማ ነው።

5) ሀሳቦችን ይሰብስቡ

በዚህ ጉዳይ ላይ “ስብሰባ - አዕምሮን ማሰማት” 100% ይሆናል። በዚህ ቅርጸት ውስጥ ዋናው ነገር ህጎችን እና የአዕምሮ ስልተ ቀመርን መከተል ነው። እና እንዲሁም ፣ ትችት የእንደዚህ ያሉ ስብሰባዎችን ውጤታማነት የሚገድል መሆኑን በማስታወስ ፣ ክፍት እና ቀላል የሆነ ድባብን ይጠብቁ

6) ብቃትን ማሻሻል

"ስብሰባ-መማር". ይህ ቅርጸት መሪው እንደ አሰልጣኝ ወይም አሰልጣኝ ሆኖ እንዲሠራ ያስችለዋል። ጠቃሚ መረጃን ከበታቾቹ ጋር ያጋሩ ፣ ይወያዩበት እና በዕለት ተዕለት ተግባር እንዴት እንደሚተገብሩት ያቅዱ። ለአስተዳዳሪዎች ጥሩ ግኝት በሳምንት / በወር ብዙ ጊዜ የ 30 ደቂቃ ስብሰባዎች ይሆናሉ ፣ በተለይም ለበታቾቹ ልማት በእነሱ የተደራጁ። አንድ ብቃት - አንድ የልማት ቴክኒክ - የድርጊት መርሃ ግብር ለእንደዚህ ዓይነቶቹ ስብሰባዎች ከባድ ስልተ ቀመር ነው

የሆነ ቦታ. ከቡድንዎ ጋር የሚገናኙበት ቦታ የሚወሰነው በስብሰባው ዓላማ እና ቅርጸት ነው። የሥልጠና ቅርጸቱ እና “የሽምግልና ስብሰባዎች” የተለያዩ መጠኖች እና መሣሪያዎች ክፍሎችን ሊፈልጉ ይችላሉ። ስለዚህ ጉዳይ አስቀድመው ያስቡ። እንዲሁም ተሰብሳቢዎቹ እርስ በእርስ እንዲተያዩ እና ከስብሰባው መሪ ጋር የዓይን ግንኙነት ማድረግ መቻል ያስፈልጋል

እቅድ ያውጡ። የስብሰባ ዕቅድዎ በጽሑፍ መሆን አለበት። በእውነቱ ፣ ይህ የሚከተሉትን ዕቃዎች ያካተተ አጀንዳ ነው

- ቀን ፣ ሰዓት ፣ ቦታ

- የስብሰባው ዓላማ

- ሊወያዩባቸው የሚገቡ ጉዳዮች

- የስብሰባው ተፈላጊ ውጤት እና ቅርፅ

- ቅርጸት

- አስጀማሪው እና ስብሰባውን ማን ያካሂዳል

- ከውጭ የተጋበዙትን ጨምሮ የተሳታፊዎች ዝርዝር

የስብሰባውን ዕቅድ ለስብሰባው ተሳታፊዎች ይላኩ ፣ ጥያቄዎቻቸውን ማከል ይፈልጉ ይሆናል። ጊዜን ለመቆጠብ ፣ በአንድ ስብሰባ ውስጥ በርካታ ጉዳዮችን መፍታት ይችላሉ

ደንቦች። ስብሰባዎችን ለማካሄድ መሰረታዊ ህጎች በቡድኑ የተቀመጡ እና ከስብሰባ ወደ ስብሰባ ሊለያዩ ይችላሉ። ነገር ግን የጊዜ ገደቦችን ማክበር ፣ በውሳኔ ሰጪዎች ላይ የተደረጉ ስምምነቶች ፣ በኩባንያ ፖሊሲ የተጣሉ ገደቦች ፣ በግጭት አስተዳደር ላይ ስምምነቶች ፣ ወዘተ የመሳሰሉት ቋሚ ህጎች አሉ

ፕሮቶኮል። ይህ ሁሉንም ዋና ዋና ነጥቦቹን የሚገልፅ የስብሰባው ማጠቃለያ ዓይነት ነው። በስብሰባው ወቅት በተሰጡት ማስታወሻዎች ላይ በመመርኮዝ በስብሰባው ጸሐፊ ይዘጋጃል። ደቂቃዎቹ በመሪው ፣ በስብሰባው ጸሐፊ ፣ እንዲሁም በቁልፍ ተሳታፊዎች (በድርጊት ዕቅዱ ውስጥ በተጠቀሱት) ተፈርመዋል። ለሁሉም የስብሰባው ተሳታፊዎች የቅጂዎች ቅጂ ይላካ

ጊዜ። የጊዜ አያያዝ ከስብሰባ ውጤታማነት ቁልፍ ገጽታዎች አንዱ ነው። ሁል ጊዜ ስብሰባውን በተጠቀሰው ጊዜ ይጀምሩ ፣ ምክንያቱም በኋላ ላይ ሰዓት አክባሪነትን ማሳካት አይችሉም። በእቅዱ ውስጥ ላሉት ሁሉም ነጥቦች የጊዜ ክፈፎችን ያዘጋጁ እና አፈፃፀማቸውን ይከታተሉ። 60x20x20 ደንቡን ይከተሉ

በአስቸኳይ / አስፈላጊ ጉዳዮች ላይ 60% ጊዜዎን ያሳልፉ።

ባልተጠበቁ ርዕሶች እና በድንገት በአስቸኳይ ጥያቄዎች ላይ 20% ጊዜ ይተዉ

20% ጊዜውን ወደሚባሉት። ማህበራዊ ፍላጎቶች - ዕረፍቶች ፣ ምሳ ፣ ማውራት ፣ ወዘተ.

መጨረሻው። ስብሰባውን በጥሩ ሁኔታ ለማጠናቀቅ ፣ የቡድን ሥራውን ይገምግሙ። ቡድኑ ምን እንደደረሰ ልብ ይበሉ ፣ በተዘጋጀው ዕቅድ ነጥቦች ውስጥ ያልፉ ፣ በቦታው ያሉት ሁሉ የታቀደውን እንዲረዱ እና እንዲደግፉ ያረጋግጡ። በስብሰባው መጨረሻ ላይ ፣ የሌሉትን ጨምሮ ለሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች የሚላክ የማጠቃለያ ማሳወቂያ ይፍጠሩ። በእሱ ውስጥ የተሳታፊዎችን ዝርዝር ፣ ዋናውን የውይይት ጥያቄዎችን ፣ የተደረጉ ውሳኔዎችን ፣ የድርጊት መርሃ ግብርን እና ለእያንዳንዱ ነጥቦቹን ፣ ቀነ ገደቦችን ፣ የቁጥጥር ነጥቦችን ፣ የሚቀጥለውን ስብሰባ ቀን ተጠያቂ ያድር

መቆጣጠሪያው። ሁሉም ነገር በስብሰባ ሲጠናቀቅ ሁኔታዎች ያልተለመዱ አይደሉም። እርምጃ ለመውሰድ ፍላጎት እና ተነሳሽነት እንዲሁም የውሳኔዎችን አፈፃፀም መቆጣጠር ያስፈልግዎታል። በስብሰባው ውስጥ የቁጥጥር ነጥቦችን እና ለእሱ ኃላፊነት ያላቸውን በቀጥታ ይግለ

ስብሰባዎችን ማካሄድ አስቸጋሪ ነው

1. ግጭቶ

በስብሰባዎች ወቅት ብዙውን ጊዜ የግጭት ሁኔታዎች ይከሰታሉ። አንዳንድ ጊዜ እነሱ በጣም ይቃጠላሉ ስለዚህ ስብሰባው ወደ እርስ በእርስ ክሶች እና የግል ጥቃቶች ፍሰት ይለወጣል። በዚህ ጉዳይ ላይ ሥራ አስኪያጁ ምን ማድረግ አለበት?

- አወዛጋቢውን ጉዳይ ውይይቱን ለሌላ ጊዜ ያስተላልፉ እና በኋላ በዚህ ስብሰባ ማዕቀፍ ውስጥ ይፍቱ። በዚያን ጊዜ ምኞቶቹ ይዳከሙ እና ተሳታፊዎቹ ገንቢ በሆነ መንገድ ሀሳባቸውን መግለፅ ይችላሉ።

- ለችግሩ መፍትሄውን በግለሰብ ቅርጸት መተርጎም እና ከአጠቃላይ ስብሰባ ውጭ ከሚጋጩ ወገኖች ጋር መገናኘት

- ጥያቄውን ያስተካክሉ እና በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ እንዲያስቡበት ይጋብዙ

- ስምምነትን ያቅርቡ

2. የግንኙነት መሰናክሎ

ምክር ፣ ማስፈራራት ፣ ትችት ፣ ነቀፋዎች ፣ “ምርመራዎች” እና መሰየምን ፣ ምክሮችን ፣ ትዕዛዞችን ፣ አባባሎችን እና የተለመዱ ቃላትን ሁሉ ለስብሰባ እንቅፋት ሆነው ሊያገለግሉ ይችላሉ። የግንኙነት እንቅፋቶች ተቃውሞ እና ፀረ -ህመም ያስከትላል። መሪው እንደዚህ ያሉትን ነገሮች ማስተዋል እና የሥራ ቡድኑን አባላት ትኩረት ወደ እነርሱ መሳብ አስፈላጊ ነው። ለግንኙነት እንቅፋቶችን ለማስወገድ ፣ በዚህ ረገድ ተጨማሪ የሥራ ደንብ ይፍጠሩ። እንዲሁም የቡድኑን የግንኙነት ብቃት በስርዓት ያሻሽሉ

3. ስህተቶ

ስብሰባዎችን በማካሄድ ረገድ ጉዳቶች እና ስህተቶች በማንኛውም ኩባንያ ውስጥ ሊታወቁ ይችላሉ። በጣም የተለመዱት የሚከተሉት ናቸው

- ከተቀመጡት ግቦች ጋር አለመታዘዝ

- ደንቦቹን አለመታዘዝ

- ለስብሰባ ተሳታፊዎች የመረጃ እጥረት

- በጣም ምርታማ በሆነ ጊዜ ውስጥ ሠራተኞችን መያዝ

- ከጭንቅላቱ ግፊት ወይም በተቃራኒው ፣ ማለፊያ እና ተጓዳኝ

- ከስብሰባው በኋላ እንቅስቃሴ -አልባነት

ስብሰባዎችዎ ያለ ምንም ዱካ የሚሟሟበት ጠቃሚ የአስተዳደር ሀብት ወይም ጥቁር ቀዳዳ ሊሆኑ ይችላሉ። ምርጫው የእርስዎ ነው።